Porém, as tratativas em torno da folha de pagamento envolvem tarefas complexas, com muitos cálculos e informações, o que aumenta o risco de erros e fraudes. Felizmente, a tecnologia surgiu nesse cenário como uma grande aliada na gestão da folha de pagamento, ajudando a garantir maior precisão, segurança, eficiência e conformidade com as leis. A seguir, apresentamos algumas maneiras pelas quais a tecnologia pode ajudar na gestão da folha de pagamento da sua empresa:
1. Automação de processos
A automação de processos é a maneira mais eficaz de reduzir erros humanos e aumentar a eficiência na gestão da folha de pagamento. Com o uso de softwares, é possível automatizar processos de cálculo de salários, impostos e contribuições, eliminando a necessidade de fazer esses cálculos manualmente. Com maior confiabilidade dos dados, é possível ter mais precisão nas suas análises, além de uma visão mais panorâmica das informações de cada funcionário.
2. Gerenciamento de informações
Utilizar um software de gestão de folha de pagamento, ajuda a manter todas as informações dos funcionários e da empresa em um só lugar, de forma que todas as movimentações fiquem salvas como um histórico para a empresa. Além disso, o software também pode ajudar a garantir a privacidade e a segurança das informações dos funcionários.
3. Checagem e validação de dados
As soluções tecnológicas permitem checar e validar informações cadastrais, bancárias e de benefícios dos funcionários, reduzindo os riscos de erros e fraudes envolvendo essas informações. O software de gestão de folha de pagamento também pode ajudar a garantir que os funcionários estejam recebendo os benefícios corretos e que a empresa esteja pagando os impostos e contribuições devidos.
4. Integração com outras áreas
A tecnologia pode ajudar a integrar diferentes áreas da empresa e sistemas, como o RH, o financeiro e o contábil, o que garante maior segurança e precisão no gerenciamento da folha de pagamento. Com a integração, as informações serão compartilhadas automaticamente, evitando erros de comunicação e facilitando o processo de tomada de decisão.
5. Acesso remoto a informações
Com a utilização de soluções em nuvem, os gestores de folha de pagamento e outras áreas podem acessar as informações necessárias em tempo real, de qualquer lugar, reduzindo erros e fraudes relacionados à falta de comunicação. Isso é especialmente útil para empresas que possuem filiais em diferentes locais.
6. Controle de acesso
Sistemas modernos de gestão de folha de pagamento permitem o controle de acesso às informações e módulos, garantindo maior segurança na administração da informação. Isso ajuda a garantir que apenas as pessoas autorizadas acessem informações confidenciais.
7. Rastreabilidade de ações
A tecnologia possibilita o monitoramento de ações e acesso de usuários, possibilitando rastrear usuários e coibir fraudes. Com o registro de todas as ações realizadas no software de gestão de folha de pagamento, é possível identificar rapidamente qualquer atividade suspeita e tomar as medidas necessárias.
8. Ganho de agilidade
Imagine todo o tempo, que antes era dedicado ao preenchimento de tabelas e planilhas, se voltando para análises de melhorias, mapeamento do clima organizacional, projetos de captação e retenção de talentos, dentre outras atividades de cunho estratégico para a empresa. Tudo isso se torna possível com a otimização dos processos via software.
Nos dias atuais acaba sendo inevitável a necessidade de um software de gestão de folha de pagamentos, especialmente em razão das inúmeras necessidades em torno do eSocial, que exige constantes envios de conteúdo em formato digital.
Dessa forma, podemos dizer que a tecnologia pode ajudar na gestão da folha de pagamento da sua empresa de diversas maneiras, desde a automatização de processos até o controle de acesso e confiabilidade dos dados. Ao investir em soluções tecnológicas adequadas, sua empresa pode garantir maior precisão, segurança, eficiência e conformidade com as leis.
